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摘要分享《犀利員工零加班! 3倍效率工作術_Part 1 絕妙掌控時間的技術》著/吉山勇樹
Part 1 絕妙掌控時間的技術
- 製造集中的時間，徹底排除工作的干擾
- 拜託周圍同事協助，「現在開始我需要專心工作，有電話的話我稍後再回。」
- 但若遇到急件或是耽擱會造成客戶不便的話，就需要坐適度調整。
- 欲速則不達
- 與其總是從眼前的工作開始處理，不如先玉想好整體的構成，確實建立好計畫再著手，事情多半比較快完成，俗話說的好「計畫8分，工作2分」，就是如此。
- 要有標準作業時間
- 花錢買時間
- 雖然花費較高，但可以省去不少時間（如高鐵、快速剪髮、計程車等）。
- 但重點是，用省出的10分鐘、15分鐘來做些什麼，而不是無所事事。
- 所有的工作都要有截止時間
- 設定「什麼事情(What)、做到什麼時候完成(When)」，並紀錄在行事曆上。
- 盡量將工作和私人活動一同管理，稍微休息的時間也可處理私事。
- 刻意保留一點彈性時間，什麼都別安排，以應對突發狀況；如無突發狀況，便可用來處理其他可提前做的事情。
- 不要說你很忙
- 把「很忙」當口頭禪的人，通常找不到問題所在點，也不會進行改善的對策，是一種負面的習慣，也很難贏得主管的信任。
- 效率化的關鍵在「並進作業」
- 工作效率好的人，可說是能夠同時將多件工作同時進行的人。
- 「並進作業」的特徵，是要和其他夥伴共同進行，在關係到其他工作同仁的部份盡早著手後，之後把工作移交給同伴，在其他人處理的同時可以再進行其他的事情。
- 關於其他人也能做的簡單事務，和夥伴一起共同完成事很重要的。
- 打造不加班的形象
- 加班只會增加人事費、水電費、注意力不集中、效率低落。
- 不加班準時下班的技巧
- 預先設定工作期限，花功夫留有緩衝餘裕。
- 工作目的總是要明確，朝向自己的任務、以主動的態度去行動。
- 客觀觀察工作，瞭解自己的能力範圍，來調整行事曆和作業量。
- 有餘裕地管理行事曆，設限可能遭遇的危機，總是避免發生狀況。
- 不完美、「適度差不多」的工作
- 沒有必要所有的工作都要完美無缺，意即依各項工作給予適度的力道，一點一點調整前進。
- 前置作業強就是很會延攬分派
- 以尾牙為例，不可能自己一個人統統做，而是要站在控管相關負責人的立場，將周圍的人拉進來一起做，並管理每個人工作進度有在同時進行。
- 伴隨著與周圍的調和共事、共同執行企劃的業務類型增加，延攬分派力於今後也更有其必要性。
- 輕鬆行事成效極大
- 以少量勞力獲得大成效，不用想說要全部做好，事情有輕重緩急，也要懂得放鬆、掌握力道，可以輕鬆做的地方應該減少心力。
- 「明天，拜託了！」mail，有助會議與商談
- 記載會議當天出席者及議題，或加上先前開會的作業或職務分擔等等，就能聚集各出席者的目的意識。
待續....Part 2 驚人的！加速的技術
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